De eerste 90 dagen van je ERP-project: complete checklist

De eerste 90 dagen van een ERP-implementatie bepalen voor een groot deel of het project daarna soepel loopt of blijft hobbelen. In deze periode leg je de fundering: scope, governance, team en planning. Fouten die je hier maakt, betaal je later terug, vaak met rente, in de vorm van vertraging of budgetoverschrijding.

In de video op onze homepage laat ik stap voor stap zien hoe je deze periode aanpakt. Dit artikel is de tekstuele versie, met een concrete checklist die je direct kunt gebruiken.

We verdelen de eerste 90 dagen in drie fases van 30 dagen.

Dag 1 tot 30: fundament leggen

In deze fase draait alles om helderheid scheppen, voordat er ook maar iets wordt ingericht of getest.

Scope

• Leg vast wat wél en wat expliciet niet binnen scope valt
• Bevestig de belangrijkste business requirements met de business, met name de Business Process Owners (BPO, ofwel proceseigenaren) bepalen de omvang en inhoud van de oplossing
• Documenteer aannames en “requirements” die aan de scope ten grondslag liggen, veelal zijn deze tijdens het selectietraject vastgelegd

Stakeholders

• Breng in kaart wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat hun belang is bij het project
• Zorg dat sleutelfiguren uit de business een plek krijgen in de stuurgroep of werkgroepen
• Plan een kick-off waarin doel, scope en planning voor iedereen helder worden

Governance

• Richt een stuurgroep in met duidelijke beslissingsbevoegdheid
• Leg vast wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen (bijvoorbeeld met een RACI-matrix)
• Spreek een vaste overlegstructuur af (frequentie, deelnemers, agenda-opzet)

Risico’s

• Stel een risicolog op met de belangrijkste risico’s, eigenaar per risico en mitigerende maatregelen. Doe dit met een bredere groep van verschillende stakeholders om zoveel mogelijk risico’s te identificeren
• Besteed expliciet aandacht aan data-migratierisico’s, want die worden structureel onderschat
• Bespreek risico’s actief in de stuurgroep, zorg voor een regelmatige update van risico’s. Gedurende het project zullen risico’s veranderen, verdwijnen of worden een concreet issue

Dag 31 tot 60: team en planning aanscherpen

Nu het fundament staat, richt je je op de mensen en de planning die het project moeten dragen.

Team

• Zorg dat projectrollen zijn ingevuld: projectleider, business analisten, proceseigenaren, key users per afdeling en data eigenaren. Benoem ook een datamigratie lead
• Maak expliciet hoeveel tijd key users daadwerkelijk vrijgemaakt moeten worden naast hun reguliere werk. Dit vereist goede afstemming met de lijnmanagers om discussies te voorkomen
• Regel vervanging voor key users tijdens piekperiodes in het project, de zogenaamde “back-filling”

Planning

• Bouw een planning met realistische marge (20 tot 30%) op basis van eerdere ervaring, niet alleen op basis van de leveranciersplanning (deze wordt vaak bewust vanuit commercieel belang te optimistisch neergezet)
• Identificeer de kritieke pad-activiteiten: welke vertraging heeft direct impact op de einddatum? Neem voldoende tijd om de planning op te stellen en schroom niet om onrealistische tijdlijnen ter discussie te stellen
• Plan vaste momenten in om de planning te herijken op basis van voortschrijdend inzicht

Change Management

• Zorg dat change management een belangrijke rol krijgt binnen het project, ERP projecten hebben impact op de organisatie en werkwijzen. ERP is veel meer dan een technisch “IT project”
• Gebruik een gestructureerde en bewezen change management methodiek

Dag 61 tot 90: identificeren en bijsturen

De laatste fase van de eerste 90 dagen draait om vooruitkijken en bijsturen: in deze fase is ervaring opgedaan met de uitvoering van de planning en samenwerking tussen de teams.

Bijsturen

• Evalueer na 90 dagen: loopt de planning nog, is de scope nog actueel, functioneert de governance?
• Stel bij waar nodig: vroeg bijsturen is goedkoper dan laat bijsturen
• Communiceer aanpassingen transparant naar de organisatie

Downloadbare checklist

Wil je deze checklist als overzichtelijk PDF-document, om zelf af te vinken tijdens je project? Je vindt hem op de checklistpagina.

Hulp nodig bij de start van jouw ERP-project?

Deze checklist geeft je een goede eerste houvast, maar elk ERP-project heeft zijn eigen dynamiek en valkuilen. In de Basis ERP Projectmanagement Training behandelen we deze eerste 90 dagen uitgebreid, inclusief templates, checklists en de do’s en don’ts uit 25 jaar praktijkervaring toegespitst op jouw situatie.

Meer over de Basis ERP Projectmanagement Training