5 vragen die je moet stellen vóór je een ERP-leverancier kiest

De keuze voor een ERP-leverancier voelt vaak als het eindpunt van een lang oriëntatietraject: demo’s bekijken, offertes vergelijken, referenties bellen. Maar in de praktijk is dit juist het moment waarop de fundering wordt gelegd voor het project dat erna komt. Een verkeerde keuze, of een goede keuze zonder de juiste vragen vooraf, is een van de meest onderschatte oorzaken van latere problemen.

Na 25 jaar ERP-implementaties leiden en begeleiden, zijn dit de vijf vragen die ik organisaties altijd aanraad te stellen vóórdat ze tekenen.

1. Best practices, past dit systeem bij onze processen, of moeten wij ons aanpassen aan het systeem?

De huidige ERP systemen zijn vooral gericht op standaard cloud oplossingen waarbij “Best practices” de norm zijn. Tijdens demonstraties worden deze op “hoog niveau” besproken en deze lijken altijd te passen. In de praktijk blijkt echter dat er geen “one size fits all” oplossing is die altijd voldoende past.

Sommige systemen vragen relatief weinig aanpassing van jouw processen, andere vereisen dat je jouw manier van werken ingrijpend aanpast aan de standaardinrichting van het pakket.

Waarom dit vaak vergeten wordt: tijdens een demo zie je een beperkte showcase-versie die feilloos aansluit bij de gevraagde eisen van het bedrijf. Pas tijdens de implementatie blijkt hoeveel maatwerk of procesaanpassing daadwerkelijk nodig is.

Wat je kunt doen: zorg dat de belangrijkste (bedrijfsspecifieke of afwijkende) eisen in meer detail worden uitgewerkt en getoond. Bij twijfel: overweeg een (betaalde) “Proof of concept” demo, een verkeerde keuze voor pakket of leverancier is bijzonder kostbaar.

2. Wat kost data-migratie écht?

Data-migratie wordt in vrijwel elke offerte behandeld als een relatief kleine post, terwijl het in de praktijk een van de grootste tijdvreters van een implementatie is. Data staat verspreid over meerdere systemen, is inconsistent, of simpelweg verouderd.

Waarom dit vaak vergeten wordt: leveranciers begroten migratie op basis van “schone” data. Dat is een aanname die zelden klopt.

Wat je kunt doen: doe vooraf een globale data-kwaliteitsscan van je belangrijkste bronsystemen, en vraag de leverancier expliciet hoe zij datamigratie kunnen ondersteunen.

3. Wat is de projectaanpak vanuit de leverancier?

Dit lijkt een formaliteit, maar helaas komt het nog voor dat ERP projecten op een verkeerde wijze worden gepland en uitgevoerd. Vraag om een duidelijke projectfasering met mijlpalen waarbij de Watervalmethode de basis is. Hierbij kan beperkt “Agile” worden gebruikt; dit is de hybride projectmethodiek.

Waarom dit vaak vergeten wordt: in de verkoopfase ligt de nadruk op het product, niet op de projectmethodiek die cruciaal is voor het traject dat volgt.

Wat je kunt doen: leg de projectmethodiek voorafgaand aan de start expliciet vast, inclusief een helder faseplan. Zorg dat de projectmanager vanuit de leverancier voldoende ERP projectervaring heeft aangezien ERP projecten zeer complex zijn.

4. Hoe realistisch is de geschetste planning?

Een planning die een leverancier voorlegt, is meestal gebaseerd op een “hoog-over” scenario waarin alles meezit. In de praktijk zit er bijna altijd wel iets tegen: wijzigende requirements, langzamere besluitvorming, onvoorziene technische complexiteit.

Waarom dit vaak vergeten wordt: een ambitieuze planning verkoopt nu eenmaal makkelijker dan een realistische.

Wat je kunt doen: vraag naar de planning van vergelijkbare projecten bij andere klanten van deze leverancier, en vergelijk die met de planning die aan jou wordt voorgelegd. Vraag daarnaast om een meer gedetailleerde planning; hoeveel mandagen aan werk is per fase ingecalculeerd?

5. Wat gebeurt er na go-live?

De periode na livegang (support, doorontwikkeling, bijsturen op basis van gebruikerservaring) krijgt in de selectiefase vaak nauwelijks aandacht, terwijl dit net zo bepalend is voor het uiteindelijke succes als het project zelf.

Waarom dit vaak vergeten wordt: de aandacht in de selectiefase gaat volledig uit naar de implementatie zelf, niet naar wat daarna komt.

Wat je kunt doen: vraag expliciet naar het support-model, de kosten daarvan, en hoe doorontwikkeling na go-live is geregeld.

Waarom onafhankelijk advies hier het verschil maakt

Een leverancier heeft, hoe integer ook, altijd een belang bij het verkopen van het traject. Dat hoeft geen kwade wil te zijn. Het is simpelweg de aard van de relatie. Onafhankelijk advies, zonder commercieel belang bij een specifiek pakket of module, helpt om deze vijf vragen scherp en zonder ruis te beantwoorden.

Twijfel je of jullie selectietraject de juiste vragen stelt, of zit je al middenin een implementatie en merk je dat een van deze punten alsnog speelt? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Plan een vrijblijvend gesprek